Tirer parti de la gestion du cycle de vie des contrats dans le secteur de l’IT

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Par Matt Tuson, SVP & Managing Director EMEA chez Conga

Selon Gartner, les dépenses IT vont augmenter de 3,7 % en 2020. Le secteur des technologies ne cesse de croître à mesure que les besoins des entreprises grandissent, pour résoudre les problématiques business auxquelles elles doivent faire face ; un avantage pour les consommateurs qui profitent également des avancées disponibles sur le marché. Toutefois, de nombreux processus internes sont en retard sur leur temps.

L’expérience client débute dès le premier contact et se poursuit à chaque interaction. Cela signifie que, pour les organisations du secteur ultra concurrentiel de l’IT, la compétitivité doit débuter de l’intérieur et un plan d’attaque est nécessaire à chaque étape du parcours client, y compris dans la phase de contractualisation.

Dans la mesure où la plupart des échanges sont soutenus par des documents officiels, plus particulièrement dans le processus contractuel, il est facile de commencer par automatiser les documents. Cela permet notamment de rationaliser l’ensemble des tâches et d’offrir une expérience cohérente. La gestion du cycle de vie des contrats (CLM) est un domaine dans lequel le déploiement du logiciel d’automatisation adéquat peut apporter de nombreux avantages aux acteurs de l’IT. En choisissant la bonne solution, une organisation peut en effet booster la motivation de ses employés, les relations avec ses clients, l’analyse des données et de la sécurité, en plus d’avoir un impact positif sur le chiffre d’affaires.

Des processus et des procédures obsolètes peuvent freiner l’activité et la croissance intelligente d’une entreprise. De nombreuses organisations technologiques connaissent un turnover important de leurs employés à la recherche d’un salaire plus élevé, d’une plus grande autonomie ou encore de missions plus intéressantes, sans parler des postes très stressants qui impliquent de plus en plus de travail sans contrepartie. A mesure qu’une entreprise se développe, il est important de veiller à ce que les professionnels de la gestion des contrats ne croulent pas sous des tableaux de calculs et des procédures interminables. L’automatisation des flux de travail peut ainsi contribuer à réduire le stress lié aux délais, aux responsabilités ainsi qu’aux lois et règlementations.

Les entreprises technologiques doivent également être en mesure d’offrir des solutions innovantes à leurs clients. Ces derniers pourraient par exemple voir d’un mauvais œil des contrats imprimés plutôt qu’électroniques, bien plus dans l’ère du temps. Il est essentiel de maintenir l’engagement des clients tout au long du processus de gestion des contrats en suivant l’ensemble de la procédure, de la création à la négociation en passant par la signature et jusqu’au renouvellement. Les tableaux et les processus manuels peuvent entrainer une certaine désorganisation, ce qui peut donner aux clients le sentiment que l’entreprise ʺspécialisteʺ des technologies ne l’est peut-être pas tant que cela. Un logiciel de gestion de cycle de vie des contrats performant permet ainsi de faciliter les négociations, de fluidifier l’expérience et donc de renvoyer une image positive.

Il est par ailleurs nécessaire d’identifier les risques inutiles dans les processus contractuels. L’un des problèmes les plus importants lié à l’utilisation de tableaux ou de processus manuels est l’absence d’une vue d’ensemble des opérations qui se rapportent au contrat, empêchant alors de déterminer la direction à prendre. Même si les ressources sont à portée de main, il faut consacrer du temps pour les analyser et en tirer les conclusions utiles ; la résolution de problèmes ou l’exploitation des opportunités s’avère alors très difficiles, ce qui peut limiter la croissance.

En outre, les entreprises du domaine des technologies doivent particulièrement redoubler de vigilance en matière de politique et de sécurité des données. Les clients se soucient des risques de violation de données et, même une organisation qui n’a jamais connu le moindre problème peut se retrouver dans une situation délicate si elle n’est pas prête à répondre sur la façon dont elle gère les données de ses clients ; dont beaucoup sont impliquées dans la gestion des contrats.

Les procédures manuelles ne peuvent jamais être vraiment sécurisées, ce qui vulnérabilise l’entreprise ; d’où l’importance de recourir à des solutions de gestion du cycle de vie des contrats qui permettent notamment la mise en place de mesures garantes du respect des procédures, et du fait que les données confidentielles ne se retrouvent jamais au mauvais endroit ou entre de mauvaises mains.