L’importance des outils de travail à distance pendant les crises sanitaires

lumapps - Sébastien Ricard
Par Sébastien Ricard, Co-fondateur and CEO de LumApps, solution de communication numérique pour l'entreprise

Depuis quelques semaines, la propagation mondiale du coronavirus (COVID-19) prend de plus en plus d’ampleur. Pour lutter contre son développement, les entreprises ont commencé à mettre en place des mesures de sécurité, notamment en interdisant ou en restreignant les déplacements et en remplaçant les rencontres en face à face par des alternatives digitale telles que la visio-conférence par exemple. De nombreuses réflexions sont en court afin de permettre aux employés de continuer leurs activités en toute liberté tout en préservant leur santé mais aussi d’anticiper de nouveaux scénarios de crise.

Comment les entreprises peuvent-elles assurer la sécurité des employés, limiter les pertes de productivité et adapter avec succès les process de travail ?

Adopter les outils cloud de collaboration pour rester agile

Il est, heureusement, déjà bien ancré dans les mœurs que la transformation numérique est une étape cruciale pour le développement des entreprises et a notamment un impact sur le bien-être des employés et leur productivité. Les outils numériques ont en effet pour objectif de fluidifier la collaboration entre les employés, de répondre à leurs nouveaux besoins de flexibilité mais aussi de limiter le turn-over.

Les outils de collaboration dans le cloud sont de plus en plus répandus pour faire face à la tendance grandissante du travail à distance. Lorsqu’une crise survient, les entreprises qui ont instauré une plateforme de travail numérique sont les mieux équipés pour faire face et maintenir leur productivité : les collaborateurs ont adopté et appliquent déjà au quotidien les méthodes de travail qui leur permettront de poursuivre leur activité même si leur présence sur leur lieu de travail est limitée.

Lorsque les salariés doivent limiter les rencontres physiques, les chefs d’entreprises peuvent ainsi activer les outils de collaboration numérique pour faciliter les processus, comme les suites collaboratives de partage des connaissances (Office 365 et G Suite), la vidéoconférence (Microsoft Teams, Google Meet), les outils de fichiers collaboratifs (OneDrive, SharePoint Online, Google Drive), les canaux de communication en temps réel (Microsoft Teams, Slack, Google Hangouts), et les intranets sociaux.

Ces outils permettent aux employés de rester agiles et productifs, avec un accès sécurisé à leurs outils de n’importe où, qu’ils travaillent à domicile ou au bureau. Ils peuvent trouver des informations et partager des connaissances peu importe leur localisation.

Tirer parti des outils de communication interne et communiquer à l’excès

Une multitude d’outils de communication sont disponibles pour permettre aux entreprises de rationaliser leur communication à destination de leurs collaborateurs.

Dans une situation de crise, l’intranet d’entreprise est le canal le plus efficace pour fournir des informations officielles telles que des alertes, des mises à jour, des guides de précautions de sécurité, etc. Une plateforme facile à utiliser permettra aux administrateurs de déployer rapidement un plan de communication interne.

La plateforme collaborative interne sert de point de contact unique pour que les employés trouvent des informations et des nouvelles officielles, posent des questions et publient des mises à jour dans les espaces sociaux. Les professionnels de la communication peuvent également utiliser l’intranet pour communiquer des alertes et des directives généralisées, organiser des votes et des espaces d’échanges virtuels, adresser des alertes et notifications push sur les applications mobiles.

Car au-delà de permettre à l’entreprise de ne pas perdre en productivité et aux collaborateurs de mener à bien leurs missions quotidiennes, les technologies collaboratives permettant le travail à distance peuvent en parallèle servir de support à la sur-communication en temps de crise, qui s’impose comme une absolue nécessité.