La clé pour améliorer l’efficacité des collaborateurs

Antti Nivala est le fondateur et CEO de M-Files, le leader de l’automatisation de la gestion de l’information (knowledge work automation).

L’impact du travail à distance et hybride reste une préoccupation majeure pour de nombreux dirigeants d’entreprises. Peut-on faire confiance aux collaborateurs qui travaillent à distance ? La collaboration et la communication seront-elles tout aussi efficaces ? Doit-on les obliger à revenir au bureau ? Telles sont les questions qui angoissent les chefs d’entreprises, les plongeant dans une sorte de « paranoïa de la productivité ».

Même si certains leaders tels qu’Amazon, Zoom et JPMorgan Chase exigent que leurs collaborateurs reviennent au bureau, les entreprises peuvent toujours bénéficier de modalités de travail flexibles, à distance et hybrides.

La clé du succès ? Tirer profit de l’automatisation.

La productivité est importante et toujours aussi critique pour la croissance et la rentabilité, surtout en ces temps d’incertitude économique. Alors que de nombreuses entreprises ont tiré profit de la transformation de certains aspects de leurs activités, le travail lié aux connaissances reste négligé. La paranoïa de la productivité a commencé à se propager, alors que les collaborateurs s’appliquaient à partager les informations et à collaborer sur les documents critiques de manière sécurisée et transparente.

Si le retour au bureau peut apparaître comme une solution viable, les entreprises peinent à reconnaitre les avantages de l’automatisation pour aider les collaborateurs à s’épanouir dans un environnement hybride. Elle peut aider les organisations à devenir florissantes en donnant aux collaborateurs la possibilité de travailler plus intelligemment et plus efficacement.
Toutes les tâches ne doivent pas être accomplies par un collaborateur haut-diplômé et chèrement payé, bien au contraire. Les collaborateurs ont des priorités plus importantes que la création de documents, ou la recherche d’une information difficilement trouvable dans leurs emails. La satisfaction des collaborateurs reposant sur leur épanouissement au travail, il vaut mieux réduire le temps qu’ils passent à réaliser des tâches qui n’ont pas réellement de valeur ajoutée.

La plupart des collaborateurs sont plus efficaces lorsqu’ils sont concentrés, ils sont plus créatifs, peuvent réfléchir librement et résoudre des problèmes. L’automatisation leur permet d’être plus productifs et efficaces, en favorisant la stimulation et l’engagement. Les organisations devraient chercher à automatiser la création et l’enregistrement de documents, la gestion des accès et la recherche d’information, pour ne pas déconcentrer les collaborateurs. Identifier et automatiser ces tâches contribuera à faire en sorte que les collaborateurs aiment davantage leur travail.

Pour lancer ce processus, les organisations doivent d’abord identifier et allouer des ressources pour ce travail. Quelqu’un est-il déjà responsable de la gouvernance de l’information dans les différents services ? Comment sont gérés les différents référentiels documentaires ? Une fois les responsabilités et les processus actuels déterminés, les organisations peuvent commencer à étudier les possibilités d’automatisation. Par exemple, quels sont les types de documents les plus fréquemment créés par les collaborateurs, est-il possible d’en extraire des modèles ? De même, comment sont sauvegardés et sécurisés certains documents, et cela peut-il être automatisé ?

Dites adieu au chaos informationnel

L’information est le socle du succès d’une entreprise. C’est la clé de voute qui soutient l’innovation continue, en incitant les collaborateurs à mener à bien des projets et à faire progresser l’entreprise. Cependant, il peut être difficile de trouver les informations requises pour soutenir les actions à valeur ajoutée, car les données sont dispersées dans de multiples systèmes et il n’existe pas de source unique de données faisant foi.

Pour surmonter le chaos informationnel, les organisations doivent connaître les types d’informations existants dans tous les logiciels et mettre en place des méthodes pour gouverner cette information. Examiner la structure actuelle en dossiers et répertorier les types de documents qui y sont sauvegardés est un bon point de départ. De plus, une solution de gestion documentaire qui connecte les données entre les référentiels peut apporter une vue d’ensemble sur les informations, et permettre de les classifier selon leur type et leur contexte métier.

La possibilité de simplement définir un document et d’identifier sa nature permet d’automatiser l’organisation des données. En définissant correctement un document, les organisations peuvent faire remonter l’information en fonction des préférences du service, de l’équipe ou de la personne. Lorsque les collaborateurs passent moins de temps à rechercher les informations dont ils ont besoin, les entreprises peuvent accéder plus facilement au capital intellectuel qui permet de gagner de nouveaux clients et créer plus rapidement de la valeur.

Simplifier les efforts en matière de risques et de conformité

L’automatisation peut jouer un rôle clé dans la garantie de la conformité et la réduction des risques. En automatisant les politiques de sécurité, les organisations éliminent le temps passé sur l’attribution manuelle des habilitations, pour créer de manière transparente des conditions d’accès aux documents et des autorisations répondant aux besoins de l’entreprise.

Les habilitations devraient être basées sur le type de document, l’état du workflow, le rôle de l’utilisateur, le projet ou d’autres critères pertinents pour l’entreprise, puis réévaluées fréquemment au fur et à mesure de l’évolution des rôles des collaborateurs et des processus métier. Ainsi, les entreprises sont assurées que seules les personnes autorisées ont accès aux informations confidentielle, réduisant ainsi la probabilité d’une fuite de données.

Grâce à l’automatisation, les entreprises peuvent également intégrer des contrôles de conformité dans leur travail quotidien afin de générer automatiquement les preuves nécessaires aux audits. Les pistes d’audit automatisées peuvent éradiquer les erreurs manuelles, réduire le volume de travail des collaborateurs et garantir que le traitement, la conservation et l’archivage des données sont effectués correctement, simplement en définissant et en appliquant la politique, les normes et les contrôles réglementaires de l’entreprise. Grâce à la disponibilité immédiate de la piste d’audit, les entreprises peuvent simplifier la gouvernance des données confidentielles dans l’ensemble de l’organisation.

L’automatisation peut permettre aux employés de s’épanouir dans un monde qui évolue rapidement. C’est la clé pour décharger les collaborateurs des tâches répétitives et connexes. La question se pose de savoir si l’on donne les moyens à ses collaborateurs de travailler plus intelligemment en exploitant la richesse des informations.